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Enviamos un formulario de confirmación de reserva de carga (vacío) para confirmar el plan de envío por mar o por aire. El remitente lo rellena y nos lo envía con sello o firma. Confirmamos el espacio de carga con el transportista. A continuación, se realiza el proceso de reserva. Se libera la Orden de Embarque (SO). El proceso es realmente muy rápido y termina en cuestión de horas. En este artículo, no me centraré en la confirmación de la reserva en sí, sino en los preparativos tanto para los exportadores como para los importadores.
Una confirmación de envío se realiza cuando tanto el remitente como el transportista realizan la confirmación de reserva de carga
En el panorama del comercio mundial, una planificación logística eficiente es la piedra angular del éxito, sobre todo para las mercancías enviadas a mercados importantes como la UE y EE.UU.. En los últimos 40 años, la demanda de entregas puntuales se ha intensificado, especialmente en temporadas altas como la Navidad. Para los importadores, mayoristas y distribuidores, el incumplimiento de los plazos de envío puede acarrear importantes pérdidas económicas y tensar las relaciones con los proveedores. Por lo tanto, organizar los envíos con antelación no sólo es beneficioso, sino esencial.
La confirmación de la reserva de carga debe ser más rápida. El plan de envío por mar o aire debe ser más rápido.
No podemos dejar que la producción y el envío se deslicen en plazos incontrolables. Según nuestra experiencia, tanto para los compradores como para los vendedores, es muy importante establecer un plan de envío disponible desde el principio cuando vamos a fijar un pedido. Hemos visto y experimentado muchos casos de envíos urgentes en los últimos 20 años como transportistas. Naturalmente, también vimos muchos envíos a no tan deseables finalmente. Los productos de alta calidad nacen con un precio adecuado y un arreglo organizado de la cadena de suministro que incluye el arreglo de la producción y el arreglo del envío.
Preacuerdos de envío anticipados durante las negociaciones de los pedidos
Preacordar el envío con antelación durante las negociaciones del pedido puede evitar muchos problemas. Podemos evitar retrasos en los envíos: La planificación anticipada ayuda a garantizar las franjas horarias de envío y a gestionar los plazos de entrega. Planificar los envíos con antelación puede suponer una mayor rentabilidad. Reservar con antelación a menudo puede dar lugar a mejores tarifas. En la mayoría de los casos de nuestra vida, podemos beneficiarnos de una planificación anticipada. Mucha gente sólo conoce la idea aproximada de la frase, pero nunca investiga por qué y cómo. En realidad, de acuerdo con mi experiencia y estudio, nos beneficiamos del acuerdo previo porque podemos reducir el riesgo. Aparentemente, un acuerdo de envío anticipado puede reducir el riesgo de incumplimiento de las fechas de envío y las posibles sanciones.
Debemos establecer una comunicación clara. Nunca está de más discutir los requisitos logísticos y los plazos durante las negociaciones del pedido. Hay que encontrar socios logísticos de confianza. Implique a los transitarios desde el principio para explorar opciones y asegurar el espacio. Aumentar la flexibilidad previendo tiempos de amortiguación para hacer frente a retrasos inesperados.
Al integrar la planificación logística en la fase de negociación, tanto compradores como vendedores pueden garantizar unas operaciones más fluidas y unos plazos de entrega más fiables.
¿Tiene un plan de transporte marítimo o aéreo? Plantee un consulta libre a nosotros.
Comunicar positivamente tras recibir la orden de compra
Los productores y proveedores deben comunicarse positivamente con sus clientes y transitarios extranjeros una vez recibida una orden de pedido confirmada. La confirmación de la reserva de carga es un trabajo paso a paso para el éxito de un negocio.
Para una fábrica exportadora, lo mejor suele ser empezar a elaborar un plan de transporte de mercancías después de recibir la orden de compra del cliente. Este es un proceso típico:
Tras recibir la orden de pedido, el exportador debe empezar a planificar la logística para garantizar la entrega a tiempo. Es muy importante coordinarse con los transitarios para asegurar el espacio y las tarifas. Al mismo tiempo, hay que estimar los plazos de producción para alinearlos con los calendarios de envío.
Durante la producción, solemos tener que ajustar el plan de transporte si se producen cambios en los plazos de producción. Confirme los detalles del envío y los requisitos de documentación.
Tras la producción, hay que ultimar y ejecutar el plan de transporte. Organice el transporte y asegúrese de que toda la documentación está completa.
Empezar el plan de transporte de mercancías con antelación permite flexibilidad y una mejor coordinación a lo largo del proceso.
El impacto de la demanda estacional
En temporada de vacaciones es un periodo crítico para los minoristas, ya que una parte sustancial de las ventas anuales se produce en las semanas previas a la Navidad. Durante este tiempo, las estanterías de las tiendas deben estar repletas de productos para satisfacer la creciente demanda de los consumidores. Para los importadores, esto significa que los planes de envío deben elaborarse meticulosamente y ejecutarse con mucha antelación. El incumplimiento de un plazo de envío puede provocar estantes vacíos, pérdida de oportunidades de venta y clientes insatisfechos.
Habrá grandes pérdidas si los mayoristas y distribuidores pierden el mejor momento de venta. Tanto si se trata de un plan de transporte marítimo como aéreo, hay que llevar un estricto control de la confirmación de la reserva de la carga.
Ejemplo 1: El minorista de electrónica
Pensemos en un gran minorista de electrónica que importa de China una popular línea de aparatos. Si el envío no llega a tiempo para la temporada de vacaciones, el minorista no sólo pierde ventas potenciales, sino que también se enfrenta al reto de un exceso de inventario después de la temporada, lo que puede requerir importantes descuentos. Este escenario subraya la importancia de alinear los calendarios de producción con los plazos de envío durante las fases iniciales de las negociaciones de las órdenes de compra (PO).
Ventajas del plan de envío anticipado Por mar Por aire
Evitar retrasos:
La planificación anticipada permite a los importadores asegurarse las franjas horarias de embarque y gestionar eficazmente los plazos de entrega. Al reservar espacio con antelación, las empresas pueden evitar la congestión que suele afectar a los puertos durante las temporadas altas.
Rentabilidad:
Las tarifas de envío pueden fluctuar significativamente en función de la demanda. Al organizar la logística con antelación, los importadores pueden asegurarse tarifas favorables, reduciendo así los costes generales de envío.
Mitigación de riesgos:
Con una planificación anticipada, los importadores pueden prever plazos de amortiguación para hacer frente a retrasos imprevistos, como inspecciones aduaneras o condiciones meteorológicas adversas. Esta flexibilidad es crucial para mantener una cadena de suministro fiable.
Puede rellenar el formulario de presupuesto de flete en línea para obtener un precio de envío específico.
Ejemplo 2: El distribuidor de ropa
Un distribuidor de ropa que planea lanzar una nueva línea de ropa para el invierno debe asegurarse de que los envíos lleguen antes de la fiebre de las fiestas. Coordinándose con los transitarios y asegurando el transporte con antelación, el distribuidor puede garantizar la entrega a tiempo, evitando penalizaciones y asegurándose de que sus productos estén disponibles cuando la demanda de los consumidores alcance su punto álgido.
Estrategias para el éxito de la confirmación anticipada de reservas de carga
Comunicación clara:
Desde el principio de las negociaciones de los pedidos, es fundamental discutir los requisitos logísticos y los plazos con los proveedores. De este modo, ambas partes entienden claramente las expectativas de entrega.
Colaboración con socios logísticos:
Recurrir a los transitarios en una fase temprana del proceso permite a los importadores explorar varias opciones de transporte y asegurarse el espacio necesario. Esta colaboración también puede aportar información sobre posibles retos y soluciones.
Construir la flexibilidad:
La inclusión de tiempos intermedios en el calendario de envíos permite hacer frente a retrasos imprevistos y garantizar que los productos lleguen a su destino a tiempo.
Conclusión
En conclusión, la planificación temprana de los envíos es una necesidad estratégica para los compradores e importadores que aspiran a prosperar en mercados competitivos. Al integrar las consideraciones logísticas en la fase de negociación y mantener una comunicación abierta con todas las partes interesadas, las empresas pueden mejorar la resistencia de su cadena de suministro y garantizar que sus productos estén disponibles cuando los consumidores más los necesiten. A medida que el mercado mundial siga evolucionando, quienes den prioridad a los acuerdos de envío anticipados estarán mejor posicionados para capitalizar las oportunidades y mitigar los riesgos.
Al hacer hincapié en la planificación temprana, los importadores pueden salvaguardar sus operaciones frente a las incertidumbres del transporte marítimo mundial, garantizando el éxito durante los períodos críticos de ventas.
