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Nous envoyons un formulaire de confirmation de réservation de fret (vide) pour confirmer le plan d'expédition par voie maritime ou aérienne. Il est rempli et nous est renvoyé par l'expéditeur avec son cachet ou sa signature. Nous confirmons l'espace de chargement avec le transporteur. Le processus de réservation est alors terminé. L'ordre d'expédition (SO) est validé. Le processus est en fait très rapide et se termine en quelques heures. Dans cet article, je ne me concentre pas sur la confirmation de la réservation elle-même, mais sur l'arrangement préalable pour les exportateurs et les importateurs.
Une confirmation de transport est effectuée lorsque l'expéditeur et le transporteur ont tous deux confirmé la réservation du fret.
Dans le paysage commercial mondial, une planification logistique efficace est la pierre angulaire du succès, en particulier pour les marchandises expédiées vers des marchés majeurs tels que l'UE et les États-Unis. Au cours des 40 dernières années, la demande de livraisons en temps voulu s'est intensifiée, en particulier pendant les périodes de pointe telles que Noël. Pour les importateurs, les grossistes et les distributeurs, le non-respect des délais d'expédition peut entraîner des pertes financières importantes et des relations tendues avec les fournisseurs. Par conséquent, il n'est pas seulement avantageux, mais essentiel, de prendre des dispositions pour expédier les marchandises à l'avance.
La confirmation de la réservation de fret doit être plus rapide. Le plan d'expédition par voie maritime ou aérienne doit être plus rapide.
Nous ne pouvons pas laisser la production et l'expédition glisser vers des délais incontrôlables. D'après notre expérience, pour les acheteurs comme pour les vendeurs, il est très important d'établir un plan d'expédition disponible dès le début de la préparation d'une commande. Nous avons vu et vécu trop de cas d'expéditions urgentes au cours des 20 dernières années en tant que transporteur. Naturellement, nous avons également vu beaucoup d'expéditions vers des destinations peu souhaitables. Les produits de haute qualité naissent avec un prix convenable et une chaîne d'approvisionnement organisée qui comprend l'organisation de la production et l'organisation de l'expédition.
Prendre des dispositions préalables à l'expédition lors de la négociation de l'OP
Prendre des dispositions préalables en matière d'expédition lors des négociations de l'OP peut permettre d'éviter de nombreux problèmes. Nous pouvons éviter les retards d'expédition : Une planification précoce permet d'obtenir des créneaux d'expédition et de gérer les délais. Un plan d'expédition anticipé peut absolument améliorer la rentabilité. Réserver à l'avance permet souvent d'obtenir de meilleurs tarifs. Dans la plupart des cas de notre vie, nous pouvons tirer profit d'une planification anticipée. Beaucoup de gens ne connaissent que l'idée générale de la phrase, mais n'ont jamais cherché à savoir pourquoi et comment. En fait, d'après mon expérience et mes études, nous bénéficions d'un arrangement anticipé parce que nous pouvons réduire les risques. Apparemment, un accord d'expédition anticipé peut réduire le risque de ne pas respecter les dates d'expédition et les pénalités potentielles.
Nous devons communiquer clairement. Il n'est jamais inutile de discuter des exigences logistiques et des délais au cours des négociations de l'offre à commandes. Vous devez trouver des partenaires logistiques de confiance. Impliquez les transitaires dès le début pour explorer les options et sécuriser l'espace. Augmenter la flexibilité en prévoyant des périodes tampons pour faire face aux retards imprévus.
En intégrant la planification logistique dans la phase de négociation, les acheteurs et les vendeurs peuvent s'assurer que les opérations se déroulent sans heurts et que les calendriers de livraison sont plus fiables.
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Communiquer de manière positive après avoir reçu le PO
Les producteurs et les fournisseurs doivent communiquer positivement avec leurs clients et transitaires étrangers une fois qu'ils ont reçu une commande confirmée. La confirmation de la réservation du fret est un travail progressif pour une entreprise prospère.
Pour une usine exportatrice, il est généralement préférable de commencer à établir un plan de fret après avoir reçu le bon de commande du client. Voici un processus typique :
Après avoir reçu le bon de commande, l'exportateur doit commencer à planifier la logistique afin de garantir une livraison dans les délais. Il est très important de se coordonner avec les transitaires pour obtenir de l'espace et des tarifs. Dans le même temps, nous devons estimer les délais de production pour les aligner sur les calendriers d'expédition.
Pendant la production, nous devons généralement adapter le plan de transport en cas de modification du calendrier de production. Confirmer les détails de l'expédition et les exigences en matière de documentation.
Après la production, nous devons finaliser et exécuter le plan de transport de manière rigoureuse. Organiser le transport et s'assurer que toute la documentation est complète.
Le fait de commencer le plan de fret à un stade précoce permet une plus grande flexibilité et une meilleure coordination tout au long du processus.
L'impact de la demande saisonnière
Les période des fêtes est une période critique pour les détaillants, une grande partie des ventes annuelles ayant lieu dans les semaines précédant Noël. Pendant cette période, les rayons des magasins doivent être approvisionnés en produits pour répondre à la demande accrue des consommateurs. Pour les importateurs, cela signifie que les plans d'expédition doivent être méticuleusement élaborés et exécutés bien à l'avance. Le non-respect d'un délai d'expédition peut se traduire par des rayons vides, des opportunités de vente perdues et des clients mécontents.
Les pertes seront importantes si les grossistes et les distributeurs perdent la meilleure période de vente. Qu'il s'agisse d'un plan d'expédition par voie maritime ou aérienne, vous devez exercer un contrôle rigoureux sur la confirmation de la réservation du fret.
Exemple 1 : Le détaillant en électronique
Prenons l'exemple d'un grand distributeur de produits électroniques qui importe de Chine une gamme de gadgets très prisés. Si la livraison n'arrive pas à temps pour les fêtes de fin d'année, le détaillant perd non seulement des ventes potentielles, mais doit également faire face à un excédent de stock après la saison, ce qui peut nécessiter des remises importantes. Ce scénario souligne l'importance d'aligner les calendriers de production sur les délais d'expédition dès les premières étapes de la négociation des bons de commande.
Avantages du plan d'expédition anticipée Par mer Par air
Éviter les retards :
Une planification précoce permet aux importateurs d'obtenir des créneaux d'expédition et de gérer efficacement les délais. En réservant l'espace à l'avance, les entreprises peuvent éviter la congestion qui sévit souvent dans les ports pendant les saisons de pointe.
Le rapport coût-efficacité :
Les tarifs d'expédition peuvent fluctuer considérablement en fonction de la demande. En organisant la logistique à l'avance, les importateurs peuvent bénéficier de tarifs avantageux, ce qui permet de réduire les coûts d'expédition globaux.
Atténuation des risques :
En planifiant à l'avance, les importateurs peuvent prévoir des périodes tampons pour faire face à des retards imprévus, tels que des inspections douanières ou des conditions météorologiques défavorables. Cette flexibilité est essentielle pour maintenir une chaîne d'approvisionnement fiable.
Vous pouvez remplir le formulaire de devis de fret en ligne pour obtenir un prix d'expédition spécifique.
Exemple 2 : Le distributeur de vêtements
Un distributeur de vêtements qui prévoit de lancer une nouvelle ligne de vêtements pour l'hiver doit s'assurer que les expéditions arrivent avant la période de pointe des fêtes de fin d'année. En se coordonnant avec les transitaires et en assurant le transport à l'avance, le distributeur peut garantir une livraison dans les délais, éviter les pénalités et veiller à ce que ses produits soient disponibles au moment où la demande des consommateurs est la plus forte.
Stratégies pour réussir la confirmation anticipée des réservations de fret
Une communication claire :
Dès le début des négociations, il est essentiel de discuter des exigences logistiques et des délais avec les fournisseurs. Cela permet aux deux parties de bien comprendre les attentes en matière de livraison.
Collaboration avec les partenaires logistiques :
Faire appel à des transitaires dès le début du processus permet aux importateurs d'explorer les différentes options d'expédition et d'obtenir l'espace nécessaire. Cette collaboration peut également donner un aperçu des défis et des solutions possibles.
Construire la flexibilité :
L'inclusion de périodes tampons dans le calendrier d'expédition permet de faire face à des retards imprévus et de s'assurer que les produits arrivent à destination à temps.
Conclusion
En conclusion, la planification précoce des expéditions est une nécessité stratégique pour les acheteurs et les importateurs qui souhaitent prospérer sur des marchés concurrentiels. En intégrant des considérations logistiques dans la phase de négociation et en maintenant une communication ouverte avec toutes les parties prenantes, les entreprises peuvent améliorer la résilience de leur chaîne d'approvisionnement et s'assurer que leurs produits sont disponibles lorsque les consommateurs en ont le plus besoin. Alors que le marché mondial continue d'évoluer, ceux qui accordent la priorité aux accords d'expédition précoces seront mieux placés pour tirer parti des opportunités et atténuer les risques.
En mettant l'accent sur une planification précoce, les importateurs peuvent protéger leurs opérations contre les incertitudes du transport maritime mondial, garantissant ainsi leur succès pendant les périodes de vente critiques.
