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Um formulário de confirmação de reserva de carga (vazio) é enviado por nós para confirmar o plano de expedição por via marítima ou aérea. É preenchido e enviado de volta para nós pelo expedidor com selo ou assinatura. Confirmamos o espaço de carga com a transportadora. Em seguida, o processo de reserva é efectuado. A Ordem de Envio (SO) é libertada. O processo é de facto muito rápido e termina em poucas horas. Neste artigo, o meu foco não é a confirmação da reserva em si, mas o pré-acordo para os exportadores e importadores.
Uma confirmação de expedição é efectuada quando o expedidor e o transportador confirmam a reserva da carga
No panorama do comércio global, um planeamento logístico eficiente é uma pedra angular para o sucesso, especialmente para mercadorias expedidas para os principais mercados, como a UE e os EUA. Nos últimos 40 anos, a procura de entregas atempadas intensificou-se, especialmente durante as épocas altas, como o Natal. Para os importadores, grossistas e distribuidores, o não cumprimento dos prazos de expedição pode conduzir a perdas financeiras significativas e a relações tensas com os fornecedores. Por conseguinte, tomar medidas de envio antecipado não é apenas benéfico - é essencial.
A confirmação da reserva de carga tem de ser mais rápida. O plano de expedição por via marítima e aérea precisa de ser mais rápido
Não podemos deixar que a produção e a expedição entrem num prazo incontrolável. De acordo com a nossa experiência, tanto para os compradores como para os vendedores, é muito importante estabelecer um plano de expedição disponível logo no início, quando vamos fixar um pedido de encomenda. Vimos e experimentámos demasiados casos de envios urgentes nos últimos 20 anos de expedição de transportadoras comerciais. Naturalmente, também vimos muitos envios para destinos não tão desejáveis. Os produtos de alta qualidade nascem com um preço adequado e uma organização da cadeia de abastecimento que inclui a organização da produção e a organização da expedição.
Fazer pré-acordos de envio antecipado durante as negociações de PO
A realização de pré-acordos de envio com antecedência durante as negociações do PO pode evitar muitos problemas. Podemos evitar atrasos na expedição: O planeamento antecipado ajuda a garantir as faixas horárias de envio e a gerir os prazos de entrega. O planeamento antecipado dos envios pode, sem dúvida, proporcionar uma maior eficiência de custos. Reservar com antecedência pode muitas vezes resultar em melhores tarifas. Na maioria dos casos da nossa vida, podemos beneficiar de um planeamento antecipado. Muitas pessoas apenas conhecem a ideia geral da frase, mas nunca investigam porquê e como. De facto, de acordo com a minha experiência e estudo, beneficiamos de um acordo antecipado porque podemos reduzir o risco. Aparentemente, um acordo de expedição antecipado pode reduzir o risco de não cumprimento das datas de expedição e de potenciais penalizações.
A comunicação deve ser clara. Nunca é uma ação desnecessária discutir os requisitos logísticos e os prazos durante as negociações do pedido de compra. É necessário encontrar parceiros logísticos de confiança. Envolva os transitários numa fase inicial para explorar opções e garantir espaço. Aumentar a flexibilidade criando tempos de reserva para acomodar atrasos inesperados.
Ao integrar o planeamento logístico na fase de negociação, tanto os compradores como os vendedores podem garantir operações mais fáceis e calendários de entrega mais fiáveis.
Tem um plano de expedição por via marítima ou aérea? Levantar um inquérito gratuito para nós.
Comunicar positivamente após a receção da OP
Os produtores e fornecedores devem comunicar de forma positiva com os seus clientes e transitários no estrangeiro depois de receberem uma OP confirmada. A confirmação da reserva de carga é um trabalho passo-a-passo para um negócio de sucesso.
Para uma fábrica exportadora, é geralmente melhor começar a fazer um plano de transporte de mercadorias depois de receber uma ordem de compra do cliente (PO). Eis um processo típico:
Depois de receber o pedido de encomenda, o exportador deve começar a planear a logística para garantir a entrega atempada. É muito importante coordenar com os transitários para garantir espaço e tarifas. Ao mesmo tempo, é necessário estimar os prazos de produção para os alinhar com os calendários de expedição.
Durante a produção, é geralmente necessário ajustar o plano de transporte de mercadorias se houver alterações nos calendários de produção. Confirmar os detalhes da expedição e os requisitos de documentação.
Após a produção, é necessário finalizar e executar o plano de transporte. Organizar o transporte e assegurar que toda a documentação está completa.
Iniciar o plano de transporte de mercadorias numa fase inicial permite flexibilidade e uma melhor coordenação ao longo do processo.
O impacto da procura sazonal
O época festiva é um período crítico para os retalhistas, com uma parte substancial das vendas anuais a ocorrer nas semanas que antecedem o Natal. Durante este período, as prateleiras das lojas têm de ser abastecidas com produtos para satisfazer a procura crescente dos consumidores. Para os importadores, isto significa que os planos de expedição devem ser meticulosamente elaborados e executados com bastante antecedência. O incumprimento de um prazo de expedição pode resultar em prateleiras vazias, oportunidades de vendas perdidas e clientes insatisfeitos.
Haverá grandes perdas se os grossistas e distribuidores perderem o melhor momento de venda. Independentemente de ter um plano de expedição por via marítima ou aérea, deve manter um controlo rigoroso da confirmação da reserva da carga.
Exemplo 1: O retalhista de eletrónica
Considere-se um grande retalhista de produtos electrónicos que importa uma linha popular de aparelhos da China. Se a remessa não chegar a tempo para a época festiva, o retalhista não só perde potenciais vendas como também enfrenta o desafio do excesso de inventário após a época, o que pode exigir descontos significativos. Este cenário sublinha a importância de alinhar os calendários de produção com os prazos de expedição durante as fases iniciais das negociações das ordens de compra (PO).
Vantagens do plano de expedição antecipada Por via marítima Por via aérea
Evitar atrasos:
O planeamento antecipado permite que os importadores garantam as faixas horárias de expedição e façam uma gestão eficaz dos prazos de entrega. Ao reservar espaço com antecedência, as empresas podem evitar o congestionamento que frequentemente afecta os portos durante as épocas altas.
Eficiência de custos:
As taxas de envio podem flutuar significativamente com base na procura. Ao organizar a logística com antecedência, os importadores podem obter taxas favoráveis, reduzindo assim os custos globais de envio.
Mitigação de riscos:
Com um planeamento antecipado, os importadores podem criar tempos de reserva para acomodar atrasos imprevistos, tais como inspecções aduaneiras ou condições meteorológicas adversas. Esta flexibilidade é crucial para manter uma cadeia de abastecimento fiável.
É possível preencher o formulário de orçamento de frete online para obter um preço de envio específico.
Exemplo 2: O distribuidor de vestuário
Um distribuidor de vestuário que planeie lançar uma nova linha de vestuário para o inverno tem de garantir que as expedições chegam antes do pico das férias. Ao coordenar com transitários e assegurar o transporte com antecedência, o distribuidor pode garantir a entrega atempada, evitando penalizações e assegurando que os seus produtos estão disponíveis quando a procura dos consumidores atinge o pico.
Estratégias para uma confirmação bem sucedida da reserva antecipada de carga
Comunicação clara:
Desde o início das negociações do pedido de compra, é vital discutir os requisitos logísticos e os prazos com os fornecedores. Isto assegura que ambas as partes têm um entendimento claro das expectativas de entrega.
Colaboração com os parceiros logísticos:
O envolvimento dos transitários numa fase inicial do processo permite aos importadores explorar várias opções de transporte e garantir o espaço necessário. Esta colaboração também pode fornecer informações sobre potenciais desafios e soluções.
Construir a flexibilidade:
A inclusão de tempos de reserva no calendário de expedição pode acomodar atrasos inesperados, garantindo que os produtos chegam ao destino a tempo.
Conclusão
Em conclusão, o planeamento antecipado da expedição é uma necessidade estratégica para os compradores e importadores que pretendem prosperar em mercados competitivos. Ao integrar considerações logísticas na fase de negociação e ao manter uma comunicação aberta com todas as partes interessadas, as empresas podem melhorar a resiliência da sua cadeia de fornecimento e garantir que os seus produtos estão disponíveis quando os consumidores mais precisam deles. À medida que o mercado global continua a evoluir, aqueles que dão prioridade a acordos de envio antecipado estarão melhor posicionados para capitalizar as oportunidades e mitigar os riscos.
Ao dar ênfase ao planeamento antecipado, os importadores podem salvaguardar as suas operações contra as incertezas do transporte marítimo global, garantindo o sucesso durante os períodos críticos de vendas.
